Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejsza umowa zostaje zawarta między właścicielem organizacji w Gympli („administrator”) a [Vor- und Nachname], [Straße und Hausnummer], [PLZ] [Ort], Deutschland („podmiot przetwarzający”). Stanowi część Regulaminu i zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia subskrypcji lub okresu próbnego; wystarczy forma elektroniczna (art. 28 ust. 9 RODO).

1. Przedmiot i czas trwania

1. Podmiot przetwarzający udostępnia administratorowi oprogramowanie Gympli (umowa główna). Przetwarza przy tym dane osobowe, które administrator, jego zespół i jego podopieczni zapisują w organizacji („powierzone dane”), wyłącznie w imieniu administratora.
2. Umowa nie obejmuje danych, których administratorem jest sam podmiot przetwarzający: kont użytkowników, danych logowania i bezpieczeństwa, rozliczeń subskrypcji, zgłoszeń do wsparcia i odwiedzin strony (zob. politykę prywatności).
3. Umowa obowiązuje, dopóki podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane, i nie kończy się przed umową główną.

2. Charakter, cel, rodzaje danych i osoby, których dane dotyczą

3. Polecenia

1. Podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub państwa członkowskiego; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania informuje administratora o tym obowiązku, o ile prawo tego nie zabrania.
2. Polecenia wynikają z niniejszej umowy, Regulaminu oraz korzystania z funkcji i ustawień Gympli przez administratora i jego zespół. Dalsze polecenia administrator przekazuje w formie tekstowej na [E-Mail-Adresse].
3. Jeśli zdaniem podmiotu przetwarzającego polecenie narusza prawo, niezwłocznie informuje on o tym administratora i może wstrzymać jego wykonanie do czasu wyjaśnienia.

4. Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Poufność: osoby mające dostęp do powierzonych danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Podmiot przetwarzający korzysta z powierzonych danych tylko w zakresie niezbędnym do działania, utrzymania i usuwania błędów; nie istnieje panel administracyjny do odczytu treści treningowych.
2. Bezpieczeństwo: stosuje środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO (punkt 7) i dostosowuje je do stanu techniki bez obniżania poziomu ochrony.
3. Pomoc: pomaga administratorowi za pomocą odpowiednich środków w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO), oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO. Żądania, które trafiają bezpośrednio do niego, niezwłocznie przekazuje administratorowi.
4. Naruszenia ochrony danych: niezwłocznie, w miarę możliwości w ciągu 48 godzin od stwierdzenia, zgłasza administratorowi naruszenie ochrony powierzonych danych wraz z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są dostępne.
5. Dowody: udostępnia administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, przeprowadzane przez administratora lub upoważnionego przez niego audytora zobowiązanego do zachowania poufności. Inspekcje należy zapowiedzieć z odpowiednim wyprzedzeniem, przeprowadzać w godzinach pracy i nie mogą one zakłócać działania usługi ani naruszać danych innych klientów.
6. Miejsce przetwarzania: powierzone dane są przechowywane w centrach danych w Niemczech. Przekazanie do państwa spoza UE/EOG następuje wyłącznie przez podmioty wymienione w punkcie 6 i tylko na warunkach art. 44 i nast. RODO.

5. Obowiązki administratora

1. Administrator odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, w szczególności za podstawę prawną, poinformowanie swoich podopiecznych i zespołu oraz przestrzeganie ich praw.
2. W przypadku danych o zdrowiu podopiecznych (art. 9 RODO) administrator sam uzyskuje wymaganą zgodę, dokumentuje ją i respektuje jej wycofanie. Administrator decyduje o żądaniach dostępu, sprostowania i usunięcia danych swoich podopiecznych; podmiot przetwarzający go w tym wspiera (punkt 4 ust. 3).
3. Administrator niezwłocznie informuje podmiot przetwarzający, jeśli stwierdzi błędy lub nieprawidłowości.

6. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Obecnie są to:

1. Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irlandia) przetwarza wyłącznie dane rozliczeniowe właściciela, których administratorem jest sam podmiot przetwarzający, i dlatego nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym powierzone dane.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje umownie każdy dalszy podmiot przetwarzający do przestrzegania obowiązków z niniejszej umowy. Przekazanie do USA opiera się na EU-US Data Privacy Framework, jeśli usługodawca posiada certyfikację, a w pozostałych przypadkach, w stosownych przypadkach, na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej.
3. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego podmiot przetwarzający informuje administratora e-mailem co najmniej cztery tygodnie wcześniej. Administrator może wnieść sprzeciw z ważnych przyczyn związanych z ochroną danych; jeśli strony nie dojdą do porozumienia, może wypowiedzieć umowę główną ze skutkiem na dzień zmiany.

7. Środki techniczne i organizacyjne

• Szyfrowanie: wszystkie połączenia są szyfrowane protokołem TLS (HTTPS z HSTS). Eksporty danych są tworzone w postaci zaszyfrowanej (libsodium), są ważne 48 godzin i można je pobrać tylko raz.
• Kontrola dostępu: hasła są przechowywane wyłącznie jako skróty bcrypt; dostępne jest logowanie dwuskładnikowe (TOTP), a jego sekrety są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Liczba prób logowania jest ograniczona. Użytkownicy widzą swoje sesje i mogą je zakończyć; zmiana hasła kończy wszystkie pozostałe sesje. Aplikacja mobilna przechowuje token w bezpiecznym magazynie urządzenia.
• Uprawnienia: każde żądanie jest ograniczone do organizacji, do której należy zalogowane konto; identyfikatory z żądania nie są do tego używane. W organizacji obowiązują stałe role: podopieczni widzą tylko własne dane, członkowie zespołu tylko przypisanych podopiecznych (dostęp wygasa natychmiast po zmianie przypisania), właściciel wszystkich podopiecznych. Rozmowy mogą czytać tylko ich uczestnicy i przypisany trener, a nie właściciel jako taki.
• Przechowywanie plików: zdjęcia, załączniki i eksporty znajdują się w niepublicznym magazynie obiektów i są udostępniane tylko po zalogowaniu i sprawdzeniu uprawnień. Jedynym wyjątkiem są pomniejszone zdjęcia profilowe, dostępne pod adresem, którego nie da się odgadnąć.
• Separacja: dane różnych organizacji są oddzielone logicznie; systemy testowe i produkcyjne są rozdzielone.
• Kontrola wprowadzania: dziennik rejestruje zdarzenia istotne dla bezpieczeństwa (np. logowania, zmiany ról i członkostwa, eksporty, pobrania załączników) i jest przechowywany przez 365 dni.
• Dostępność: działanie w centrach danych Hetzner Online GmbH w Niemczech. [[Kopie zapasowe: opisać procedurę, częstotliwość, okres przechowywania i test odtwarzania]]
• Usuwanie: pliki usuniętych kont są usuwane przez zadanie w tle i codzienne czyszczenie; dane techniczne są usuwane po upływie stałych terminów (zob. politykę prywatności).
• Przegląd: zależności są sprawdzane pod kątem znanych podatności i aktualizowane; środki są regularnie weryfikowane.

8. Usunięcie i zwrot danych

1. W czasie trwania umowy administrator może sam edytować i usuwać powierzone dane w Gympli.
2. Po zakończeniu umowy głównej powierzone dane pozostają zapisane, aby administrator mógł wznowić subskrypcję, do czasu usunięcia jego konta lub zażądania ich usunięcia. Usunięcie konta właściciela usuwa organizację i wszystkie powierzone dane; pliki są następnie usuwane z magazynu obiektów.
3. Na żądanie złożone przed usunięciem podmiot przetwarzający udostępnia administratorowi powierzone dane w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
4. Ustawowe obowiązki przechowywania danych przez podmiot przetwarzający pozostają nienaruszone.

9. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność reguluje art. 82 RODO; w pozostałym zakresie obowiązują zasady odpowiedzialności z Regulaminu.
2. W razie sprzeczności w sprawach ochrony danych niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem.
3. Zmiany niniejszej umowy następują w trybie przewidzianym dla zmian Regulaminu. Obowiązuje prawo niemieckie.